ProCard

ProCard的目的是为校园提供一个简单快捷的方法 部门进行低美元采购和CSUBUY供应订单. 它们会被发放 只发给负责支持本部门工作的员工. 持卡人及其批准 官员们已获得有限授权，可以代表圣何塞市进行购买 州立大学.

欲了解更多信息，请参阅 ProCard指南[pdf].

• 责任

  • 持卡人

    • 确保卡和卡号安全.
    • 遵守大学ProCard计划的政策和程序.
    • 核对月度报表，核对收据并提供适当的支持 文档.
    • 将完成的对账和备份通过DocuSign发送给审批官员 批准.
    • 提交经批准的报表 罚球 每月7号之前转到支付服务.
    • 立即报告信用卡丢失/被盗和可疑/欺诈性费用 卡公司，ProCard项目协调员和审批官员.
    • 在离开学校之前，将卡交还给ProCard项目协调员 当不再需要这张卡的时候.
    • 提交 ProCard/GoCard更新请求 表格(如获批准更改).
    • 同意承担违反ProCard计划政策和程序的后果.

    批准的官员

    • 审核费用的适当性.
    • 熟悉上海大学的采购政策.
    • 知道哪些项目是在 采购付款指引.
    • 了解迟交报表的政策/后果.
    • 当持卡人离开学校时，通知ProCard项目协调员.
    • 每月7号前提交已签字的收支报表和收据.
    • 同意坚持ProCard项目政策和程序的期望. 
• 申请ProCard
  • • 持卡人必须在申请前完成金融入门(FIN101) 对于ProCard来说.
    • 完成 ProCard/GoCard申请表格.
• 更新卡片信息
  • •  完成 ProCard/GoCard更新表格[DocuSign] 表格更新审批官，默认图表字段，增加/减少卡限额 或者取消激活/激活一个帐户.
• 培训
  • • 持卡人必须完成金融入门(FIN101)培训 在申请ProCard之前. 参加培训课程.
    • 完成FIN101课程后，完成 财务系统访问请求表格  要求进入用于对帐的财务系统.
    • 一旦卡到达，ProCard协调员将安排ProCard概述. 持卡人在会议结束时收到他们的ProCard.
    • 的 GoCard/ProCard对账工作坊 是否建议在持卡人第一次对账前出席. 会话 是每月举行一次吗.
• 可以购买什么
  • • 项目通过 CSUBUY 不需要特别批准.
    • 斯巴达书店的物品. 
    • 会员资格(专业或组织).
    • 杂项五金用品. 
    • 各种教室或实验室用品.
    • 来自战略合作伙伴Staples Advantage的办公用品.
    • 战略合作伙伴铁山提供粉碎服务. 
    • 战略合作伙伴赠送的菠菜网lol正规平台标志商务文具和名片 中公司.
• 使用ProCard
  • • 通过电话、网络或邮件购物.
    • 指示商家将货物运送到以下地址:

     

    圣何塞州立大学
    收信人:持卡人姓名 & 部门
    南十街129号
    加利福尼亚州圣何塞95112-xxxx(订购部门的扩展zip)
     
    • 每笔交易都需要明细收据. Itemized被定义为描述 担保货物的数量、金额、税款及运费(如适用) 和总.
    • 当调和 慢性疲劳综合症，在评论字段中输入每个事务的描述.
    • ProCard的结算周期一般是从23日开始^rd 到22号^nd 下个月的，视乎日历工作日而定.
    • 您填妥并批准的报表将于7日截止^th 上一个结算周期当月的.
    • 注意: 辅助组织 基金 不 一个允许的资金来源，除非购买是由塔基金会资助的 基金.
• 通过CSUBuy订购
  • CSUBuy 是由财政大臣办公室管理的“一站式”购物门户网站带来供应商吗 教育合同价格目录. CSUBUY的供应商包括Staples Advantage、 我们首选的办公用品供应商，以及亚马逊商业. 你必须使用卡片 付款和结帐.
• 和解与提交

  • 完成中心对账

    • 访问CSU ProCard模块 慢性疲劳综合症.
    • 按持卡人姓名搜索ProCard对账单.
    • 根据需要更新图表字段.
    • 在评论字段中输入购买描述.
    • 保存语句并单击打印图标.
    • 单击流程监视器并下载语句.

    有关详细说明，请参见 ProCard / GoCard和解 教程.

    文档中的声明签名

    • 完成 GoCard/ProCard语句模板 并上传您的更新声明.
    • 在声明中添加持卡人和批准的官方签名和日期.
    • 从DocuSign下载一份有签名的声明.

     

    罚球提交

    • 登录罚球，点击 ProCard/GoCard对账单提交 link.
    • 输入持卡人的员工ID、ProCard发票号码和对账单日期.
    • 将签署的声明作为附件上传.
    • 点击 S将你.
• 不要用卡片做什么

  • 持卡人不能:

    • 借走他们的ProCard.
    • 购买任何需要合同或协议的东西.
    • 购买软件和在线服务.
    • 购买任何需要FD的东西&O或大学发展批准.

对于大学商务相关的差旅费用，请使用 GoCard.